¿Cómo prepararse para gestionar el presupuesto del próximo año?

• Por Sebastián Ferrer del Valle, abogado y director ejecutivo de la plataforma contable Rindegastos.

A medida que el año 2023 llega a su fin, las empresas se encuentran en un momento crítico para iniciar la rendición de gastos y el presupuesto del próximo año. La gestión eficiente de este proceso es fundamental para la sostenibilidad y el crecimiento del sector privado, pero su injerencia también es imprescindible en el sector público en medio de un año en el que se comprobó la importancia de un adecuado seguimiento y control en el uso de los recursos por parte de las entidades gubernamentales.

De cara al cierre financiero y la proyección de presupuestos, topes y límites para 2024, distintos sectores de la economía buscan soluciones que faciliten el desarrollo de estas operaciones contables y financieras. Se estima que un número creciente de empresas espera que estas soluciones reduzcan la fricción entre departamentos, los reprocesos y las pérdidas a futuro ocasionadas por errores de cálculo.

Estimaciones de Rindegastos, software para la gestión de gastos y la rendición de cuentas en las empresas, indican que, en promedio, un 6,9% de los gastos rendidos por los trabajadores son gastos duplicados, es decir, gastos que fueron pagados anteriormente y son rendidos como gastos nuevos, lo que representa una grave pérdida para las compañías. En los últimos 7 años, más de USD$131 millones han sido detectados como duplicados entre empresas de distintos sectores, por lo que el apalancamiento en herramientas para la prevención de este tipo de errores —deliberados o involuntarios— debe ser cada vez mayor.

Asimismo, el sector público se encuentra en un momento crucial para la aprobación de gastos y recursos presupuestados para el próximo año. La iniciativa de carácter nacional, presentada por el Presidente de la República, busca un crecimiento del gasto público del 3,5% frente a 2023 y proyecta un crecimiento del 2,5%.  Pero, hay que considerar que, también en el sector público pueden surgir los temidos gastos duplicados. En este sentido en estas organizaciones existe la necesidad creciente de herramientas digitales que le hagan frente a estos cargos, pues sin una validación automatizada, toma una enorme cantidad de tiempo para que un operador humano pueda detectarlos.
Según un análisis realizado por Rindegastos sobre las tendencias de las empresas chilenas durante el 2023, se destacan 5 áreas clave de gastos provenientes de fiscalizaciones a rendiciones realizadas por colaboradores: alimentación, transporte, viajes, artículos de oficina y servicios profesionales. Respecto a este último aspecto, la plataforma revela que llama la atención especialmente la aparición de gastos derivados de subcontrataciones efectuadas por los propios colaboradores, en lugar de gestionar las actividades directamente a través de la empresa.

El papel de la tecnología en la rendición de gastos y la elaboración de presupuestos

Por su parte, de acuerdo con estimaciones económicas en el sector, entre los gastos exclusivamente empresariales más representativos del 2023 se encuentran la inversión en infraestructura tecnológica, la expansión de la fuerza laboral, la adquisición de maquinaria especializada y la inversión en marketing y publicidad. Estos gastos reflejan la adaptación de las empresas a las nuevas dinámicas del mercado y la búsqueda constante de ventajas competitivas.

La tecnología ha desempeñado un papel fundamental en la transformación de las empresas chilenas. Sin embargo, con nuevas oportunidades también surgen desafíos, como la gestión eficiente de recursos y la adaptación a regulaciones fiscales. La adopción de soluciones digitales para el manejo y gestión de recursos y finanzas contables ha dejado de ser una elección para convertirse en una necesidad latente. Por ejemplo, en la detección oportuna de gastos que se repiten o se fiscalizan de manera equivocada, resulta especialmente provechoso el papel de la tecnología ante el manejo de la caja mejor y las finanzas del día a día, en donde las pérdidas pueden ser bastante problemáticas.

Sobre la importancia de la tecnología en la gestión de gastos, tanto para el cierre financiero de 2023 como para el año entrante, debemos considerar que, en un entorno empresarial en constante cambio, la tecnología se ha convertido en una aliada crucial para la gestión financiera. Las plataformas digitales permiten un control más preciso de los gastos corporativos, facilitando la rendición de cuentas y mejorando la toma de decisiones”.

Incluso, ad-portas de una conversación nacional sobre la Ley de Presupuestos para 2024,  la tecnología contable tiene una tasa de adopción y confianza cada vez más alta en el sector público, lo que la presenta como una solución muy oportuna para administrar con exactitud y transparencia el uso de los recursos que serán definidos por la referida Ley.

Preparación para la entrada del nuevo año fiscal

En definitiva, a medida que las empresas se adaptan a las demandas cambiantes del mercado y a las condiciones económicas fluctuantes, se hace evidente la necesidad de una gestión eficiente de gastos y una sólida rendición de cuentas. La inversión en tecnología y la expansión de operaciones han sido dos áreas clave de gasto, con el objetivo de fortalecer su competitividad y la sostenibilidad.

Cada vez más, la tecnología contable está liderando el listado de herramientas más utilizadas para el cálculo presupuestal anual, especialmente para los sectores que realizan proyecciones económicas basadas en data financiera del año que finaliza. Por su parte, el sector público puede apalancarse de plataformas de rendición de cuentas y gestión de recursos para mantener un buen balance fiscal, validar la veracidad de los gastos  y mejorar en materia de transparencia.

En este sentido, Ferrer destaca la importancia de emplear herramientas tecnológicas para llevar un control exhaustivo de los gastos. La clave está en la anticipación y la planificación. Con la tecnología adecuada, las empresas pueden optimizar su presupuesto y enfocarse en inversiones estratégicas.